Optimalisasi Kualitas Permohonan Merek melalui Program SIAGA MEREK (Sarana Identifikasi Awal Guna Antisipasi Penolakan Merek) pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum Jawa Timur

Kekayaan Intelektual (KI) pada era modern telah bertransformasi menjadi salah satu pilar utama penggerak roda ekonomi nasional. Perlindungan Kekayaan Intelektual, khususnya rezim Merek, memberikan nilai tambah, daya saing, serta eksklusivitas bagi para pelaku usaha, terutama bagi sektor Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Merek tidak sekadar berfungsi sebagai identitas visual pembeda barang dan jasa, melainkan telah menjadi aset tak berwujud (intangible asset) yang menjamin reputasi bisnis dan memberikan kepastian hukum dari ancaman persaingan usaha yang tidak sehat.
Sebagai perpanjangan tangan Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) di daerah, Kantor Wilayah Kementerian Hukum Jawa Timur mengemban mandat strategis dalam penyelenggaraan pelayanan publik di bidang hukum. Dalam kerangka Reformasi Birokrasi dan penegakan tata nilai PASTI (Profesional, Akuntabel, Sinergi, Transparan, Inovatif), Kanwil dituntut untuk tidak hanya menjalankan fungsi administratif penerimaan permohonan semata, tetapi juga harus hadir sebagai fasilitator dan edukator yang menjamin kualitas perlindungan hukum bagi masyarakat. Hal ini menuntut adanya standar pelayanan prima yang adaptif, cepat, dan berorientasi pada kepuasan masyarakat.
Provinsi Jawa Timur sendiri merupakan salah satu lumbung pertumbuhan UMKM terbesar di Indonesia. Ekosistem kewirausahaan yang masif ini berbanding lurus dengan tren peningkatan kesadaran masyarakat untuk mendaftarkan legalitas merek dagang mereka. Tingginya antusiasme pendaftaran ini merupakan capaian positif yang patut diapresiasi.
Meskipun demikian, lonjakan permohonan tersebut membawa tantangan baru dalam manajemen pelayanan di loket (front office). Kesenjangan antara semangat mendaftar dengan pemahaman teknis masyarakat mengenai aturan hukum merek khususnya terkait kriteria merek yang tidak dapat didaftar atau berpotensi ditolak masih menjadi kendala yang nyata di lapangan. Jika loket layanan hanya bersikap pasif menerima berkas tanpa adanya upaya skrining pencegahan, hal ini berisiko menimbulkan kerugian materiil dan immateriil bagi masyarakat di kemudian hari.
Beranjak dari kondisi makro tersebut, diperlukan sebuah terobosan dan standardisasi prosedur layanan guna mengoptimalkan kualitas permohonan merek sebelum diteruskan ke tingkat pusat. Melalui Rencana Aksi (Action Plan) ini, penulis menggagas langkah preventif dan sistematis di meja pelayanan yang diharapkan mampu mewujudkan birokrasi yang solutif, efisien, dan benar-benar melindungi aset intelektual masyarakat Jawa Timur secara utuh.

A. Identifikasi Isu Masalah dan Kebutuhan

1. Deskripsi Isu (Kesenjangan Kondisi)
Berdasarkan data permohonan pendaftaran merek di wilayah kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum Jawa Timur, terlihat adanya kesenjangan yang signifikan antara kuantitas permohonan dengan kualitas kelayakan substansi merek. Merujuk pada data rekapitulasi Dashboard DJKI sepanjang periode Tahun 2025, tercatat tingginya antusiasme masyarakat dengan total 17.314 permohonan merek yang didaftarkan. Namun, dari total tersebut, sebanyak 2.882 permohonan (mencapai 16,6%) berujung pada status penolakan, usulan penolakan, maupun ditarik kembali akibat kesalahan fatal dari pihak pemohon.
Sebagian besar dari penolakan ini berakar pada ketidaksesuaian substansi hukum (terbentur Pasal 20 dan Pasal 21 UU Merek), seperti adanya kemiripan fonetik dengan merek terdaftar, penggunaan unsur nama deskriptif yang menjelaskan barang, atau ketiadaan daya pembeda. Angka kegagalan sebesar 16,6% ini membebani sistem birokrasi, memperpanjang antrean penyelesaian sengketa, dan merugikan pelaku usaha secara waktu maupun finansial (biaya PNBP yang tidak kembali).
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa tingginya jumlah permohonan merek belum sepenuhnya diikuti oleh kualitas permohonan yang memadai. Tingginya angka penolakan mengindikasikan masih adanya permasalahan pada tahap pra-pendaftaran, khususnya terkait pemahaman pemohon terhadap ketentuan substantif merek dan belum optimalnya upaya identifikasi dini terhadap potensi hambatan pendaftaran merek. Oleh karena itu, diperlukan identifikasi dan analisis terhadap berbagai permasalahan yang menjadi penyebab tingginya angka penolakan tersebut guna menentukan isu yang paling prioritas untuk ditangani.

2. Analisis Isu (Metode APKL)
Tahap awal dalam penapisan isu dilakukan menggunakan alat analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) dengan rentang penilaian skala 1-5. Analisis ini bertujuan untuk memvalidasi apakah isu-isu yang teridentifikasi di unit layanan memenuhi kriteria untuk diangkat dan dicarikan solusinya.

Berdasarkan matriks APKL (Tabel A.2), seluruh isu yang diidentifikasi memenuhi syarat (MS) untuk ditindaklanjuti karena bernilai aktual, problematik, menyangkut hajat hidup orang banyak, dan layak diselesaikan di tingkat instansi.

3. Analisis Isu Prioritas (Metode USG)
Untuk menetapkan isu prioritas (core issue) yang akan menjadi fokus dalam rancangan aksi perubahan, dilakukan penapisan menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode USG digunakan untuk menentukan tingkat prioritas suatu permasalahan berdasarkan tiga kriteria, yaitu:
a. Urgency menilai tingkat keterdesakan isu untuk segera dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti;
b. Seriousness mengukur tingkat keseriusan isu dilihat dari dampak atau konsekuensi yang dapat ditimbulkan;
c. Growth menilai potensi perkembangan atau memburuknya isu apabila tidak segera ditangani.

Berdasarkan hasil analisis menggunakan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG), isu "Masih tingginya persentase permohonan merek yang berpotensi ditolak karena tidak memenuhi ketentuan substantif merek" memperoleh nilai tertinggi sebesar 15 dan ditetapkan sebagai core issue. Isu ini dipandang sangat mendesak karena secara langsung berdampak pada efektivitas pelayanan kekayaan intelektual, tingginya angka penolakan permohonan merek, serta kerugian waktu dan biaya yang dialami pemohon.

4. Analisis Penyebab Masalah
Untuk mengurai akar permasalahan dari masih tingginya persentase permohonan merek yang berpotensi ditolak karena tidak memenuhi ketentuan substantif merek, dilakukan identifikasi menggunakan pendekatan Fishbone Diagram dengan meninjau 4 (empat) aspek utama, yaitu:

• Aspek Man (Manusia / SDM):
o Pemohon: Kurangnya literasi Kekayaan Intelektual, khususnya pemahaman pelaku usaha terhadap ketentuan substantif merek (daya pembeda, persamaan pada pokoknya, serta unsur yang tidak dapat didaftarkan)..
o Petugas Layanan: Keterbatasan waktu dalam memberikan pendampingan dan analisis substantif secara mendalam kepada setiap pemohon akibat tingginya volume layanan yang masuk.
• Aspek Method (Metode / Prosedur):
o Fokus layanan di meja permohonan saat ini masih bersifat pasif dan hanya berorientasi pada verifikasi kelengkapan administrasi formal (syarat berkas).
o Belum tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) atau alur kerja khusus untuk melakukan skrining (penapisan) substansi secara proaktif sebelum berkas dikirim ke pusat.
• Aspek Material (Sarana / Alat Bantu):
o Tidak adanya instrumen pendampingan standar (checklist/kuesioner kelayakan) bagi petugas loket maupun pemohon untuk mendeteksi potensi penolakan secara dini. Hal ini berakibat pada ketidakseragaman informasi lisan yang disampaikan oleh masing-masing petugas.
• Aspek Milieu (Lingkungan / Situasi):
o Adanya euforia pendaftaran legalitas usaha di kalangan UMKM Jawa Timur yang bergerak cepat, namun tidak seimbang dengan ketersediaan informasi mitigasi risiko Kekayaan Intelektual yang mudah dipahami.


5. Identifikasi Kebutuhan
Berdasarkan diagnosa masalah di atas, ketiadaan prosedur dan alat bantu skrining (pada aspek Method dan Material) merupakan faktor kunci yang paling rasional dan mendesak untuk diselesaikan di tingkat layanan wilayah.
Oleh karena itu, kebutuhan utama organisasi saat ini adalah hadirnya sebuah instrumen standardisasi layanan berupa sarana identifikasi dini yang taktis, cepat, dan mudah dioperasikan. Instrumen ini dibutuhkan untuk mengubah paradigma layanan front office dari yang bersifat "penerima berkas pasif" menjadi "pendamping kelayakan proaktif", sehingga potensi penolakan merek dapat dicegah sedini mungkin sebelum masuk ke dalam sistem pendaftaran DJKI.


B. Terobosan Inovasi dan Gagasan Solusi

1. Pemilihan Solusi Alternatif.
Dalam menjawab permasalahan belum tersedianya alat bantu identifikasi potensI penolakan merek di meja layanan, terdapat beberapa alternatif solusi yang dapat dipertimbangkan, yaitu:
Alternatif 1: Pengembangan aplikasi atau sistem informasi berbasis web khusus penelusuran merek di tingkat wilayah.
Kelemahan: memerlukan waktu pengembangan yang relatif lama, biaya tinggi, serta kebutuhan sumber daya teknis (SDM IT) yang spesifik.
Alternatif 2: Pelaksanaan sosialisasi massal secara luring kepada pemohon.
Kelemahan: kurang efektif dalam menjangkau kebutuhan individual pemohon dan tidak dapat digunakan secara langsung sebagai alat bantu operasional di meja layanan.
Alternatif 3: Penyusunan instrumen skrining sederhana berupa lembar kendali (checklist) kelayakan substantif merek yang diintegrasikan ke dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan front office.
Kelebihan: sederhana, mudah diterapkan, murah, cepat diimplementasikan, dan dapat langsung digunakan dalam proses layanan harian.
Berdasarkan pertimbangan efisiensi waktu, efektivitas biaya (cost-benefit analysis), serta tingkat kemudahan implementasi (feasibility), maka Alternatif 3 dipilih sebagai solusi paling rasional, aplikatif, dan berdampak langsung terhadap peningkatan kualitas layanan.

2. Gagasan Inovasi: Program SIAGA MEREK.
Sebagai implementasi dari solusi terpilih, dikembangkan terobosan inovasi pelayanan publik yang diberi nama:
SIAGA MEREK (Sarana Identifikasi Awal Guna Antisipasi Penolakan Merek)
Program ini merupakan standardisasi prosedur layanan yang dilengkapi dengan instrumen bantu berupa formulir cetak maupun digital (QR Code). Instrumen tersebut berisi parameter pertanyaan dasar yang mengacu pada ketentuan Pasal 20 dan Pasal 21 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis, yang disusun dengan bahasa sederhana agar mudah dipahami oleh pemohon maupun petugas layanan.
3. Mekanisme Penerapan Solusi.
Implementasi inovasi SIAGA MEREK mengubah pola layanan dari reaktif menjadi preventif-proaktif, dengan mekanisme sebagai berikut:
a. Tahap Pra-Pendaftaran
Sebelum pemohon melakukan pembayaran PNBP dan finalisasi data pada sistem PDKI, pemohon diarahkan untuk mengisi instrumen SIAGA MEREK secara mandiri (self-assessment) di ruang layanan atau dengan pendampingan petugas front office.
b. Tahap Identifikasi (Skrining Awal)
Petugas melakukan pengecekan awal terhadap nama dan/atau logo merek yang diajukan dengan basis data DJKI, menggunakan panduan dari instrumen SIAGA MEREK sebagai acuan analisis awal.
c. Tahap Rekomendasi
Apabila tidak ditemukan indikasi penolakan substantif, permohonan dapat dilanjutkan ke proses berikutnya. Namun apabila ditemukan potensi “persamaan pada pokoknya” atau unsur yang dilarang, petugas memberikan rekomendasi perbaikan kepada pemohon, seperti penambahan unsur pembeda atau modifikasi elemen visual merek sebelum pendaftaran dilakukan.
4. Nilai Tambah dan Kemanfaatan Inovasi
Implementasi SIAGA MEREK memberikan manfaat pada berbagai aspek, yaitu:
a. Bagi Masyarakat/Pemohon
Mencegah kerugian biaya PNBP akibat penolakan permohonan, mengurangi risiko kehilangan waktu proses, serta meningkatkan pemahaman hukum secara praktis terkait kriteria pendaftaran merek.
b. Bagi Organisasi (Kanwil Kementerian Hukum Jawa Timur)
Meningkatkan standardisasi layanan front office, mengurangi potensi komplain masyarakat, serta berkontribusi pada peningkatan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM).
c. Bagi Pusat (DJKI)
Membantu proses penyaringan awal permohonan yang berpotensi ditolak sejak dari hulu, sehingga dapat mengurangi beban pemeriksaan substantif dan potensi sengketa atau keberatan di tingkat pusat.