Laporan Evaluasi Implementasi Sistem Kupon BBM

Transformasi digital dalam penyelenggaraan pemerintahan merupakan salah satu langkah strategis untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas proses kerja pemerintahan. Melalui penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), instansi pemerintah didorong untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Salah satu bentuk implementasi digitalisasi proses kerja pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum Nusa Tenggara Barat adalah penerapan Sistem Kupon BBM. Sistem ini dikembangkan sebagai solusi terhadap permasalahan administrasi pengelolaan kupon BBM yang sebelumnya masih dilakukan secara manual.
Sebelum implementasi sistem, proses pengambilan dan penggunaan kupon BBM belum memiliki pencatatan digital yang terintegrasi. Pengelolaan administrasi masih bergantung pada catatan manual yang dilakukan oleh pegawai pengelola keuangan. Kondisi tersebut menyebabkan kesulitan dalam mengetahui riwayat pengambilan kupon, status penggunaan kupon, serta proses pertanggungjawaban kupon yang telah diberikan kepada pegawai. Permasalahan utama yang muncul dari proses manual tersebut antara lain:
a. Belum tersedianya sistem pencatatan transaksi kupon BBM secara terpusat.
b. Kesulitan dalam melakukan monitoring kupon yang telah diambil namun belum digunakan.
c. Risiko kesalahan pencatatan administrasi.
d. Kesulitan dalam melakukan penelusuran bukti penggunaan kupon.
e. Membutuhkan waktu lebih lama dalam proses pemeriksaan dan rekonsiliasi data.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, dikembangkan Sistem Kupon BBM berbasis web yang mampu mengelola proses pengambilan kupon, penggunaan kupon, pengelolaan stok, dokumentasi bukti penggunaan, serta monitoring pertanggungjawaban kupon.
Implementasi sistem ini menjadi salah satu bentuk penerapan SPBE pada tingkat unit kerja melalui digitalisasi proses administrasi internal. Evaluasi terhadap sistem diperlukan untuk mengetahui sejauh mana sistem telah memberikan manfaat terhadap efektivitas pekerjaan, mengidentifikasi kesenjangan yang masih ada, serta menyusun rekomendasi pengembangan agar sistem dapat berjalan secara optimal dan berkelanjutan.

.2.1. Maksud
Evaluasi Implementasi Sistem Kupon BBM pada Kanwil Kementerian Hukum Nusa Tenggara Barat dimaksudkan untuk melakukan penilaian terhadap penerapan sistem digital dalam mendukung proses administrasi pengelolaan kupon BBM serta melihat kontribusinya terhadap peningkatan efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas proses kerja.
1.2.2. Tujuan
Tujuan pelaksanaan evaluasi ini adalah:
a. Mengetahui kondisi pengelolaan kupon BBM sebelum dan setelah penerapan sistem digital.
b. Mengidentifikasi manfaat implementasi Sistem Kupon BBM terhadap proses administrasi.
c. Mengevaluasi kesesuaian sistem dengan prinsip digitalisasi proses kerja dalam SPBE.
d. Mengidentifikasi kendala dan kesenjangan implementasi sistem.
e. Menyusun rekomendasi pengembangan dan tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas layanan sistem.